Кейсы и материалы
На этой странице постепенно выкладываю кейсы, которыми могу поделиться, не нарушая конфиденциальности клиентов, а также полезные материалы.
Отзывы участников моих обучающих программ можно найти внизу на страницах курса по информации и интенсива по фото и видео.
Отзывы об индивидуальной работе со мной и моих выступлениях лежат тут.
“Нам нужно настроить управление проектами и собрать чек-листы, инструкции и другие документы так, чтобы сотрудники могли из любого места иметь доступ, скачать и отправить клиентам информацию”.
С таким запросом ко мне обратилась сотрудница небольшой строительной компании.
На момент обращения они для управления проектами, хранения и передачи документов пользовались Яндекс.Диском, пробовали Trello, но все было как-то разрозненно и не шло…
Руководитель поначалу хотел использовать Notion, но я предложила отечественный аналог, в котором можно и проекты вести в формате канбан, и материалы хранить в отдельной базе знаний. И главное — быть защищенным от внезапного “взбрыкивания” иностранных сервисов, чтобы потом судорожно не переносить данные и не привыкать к новым.
Что я сделала:
- собрала информацию о компании, ее структуре и процессах
- проанализировала имеющиеся материалы в Trello и на Яндекс.Диске,
- создала два варианта структуры проектов в новом сервисе управления проектами — на выбор для руководителя и команды, чтобы они посмотрели и попробовали, как им будет удобнее
- создала структуру базы знаний для сотрудников по ролям и темам, внесла в нее примеры из предоставленных мне материалов или описание с выдуманными примерами оформления
- создала шаблоны инструкций, досок, чек-листов под разные задачи
- провела несколько рабочих встреч, где показала, как всем этим пользоваться, и записал скринкасты по отдельным моментам
- обеспечила поддержку: ответы на возникавшие в процесс привыкания к системе вопросы и прочие консультации — в мессенджере в течение месяца после окончания основной работы, когд заказчик и его команда начали активно внедрять и привыкать к новой системе.
Результат:
- компания получила сервис, в котором собраны и управление проектами, и база знаний, что и было запрошено
- руководитель получил возможность отслеживать занятость своих сотрудников, видеть статус проектов, проще делегировать и контролировать работы
- сотрудникам стало проще находить нужные чек-листы, инструкции и материалы для отправки клиентам или для собственных нужд
- базовая структура и поддержка от меня дали компании основу для дальнейшего совершенствования, модификации и наполнения базы знаний в комфортном режиме, когда всегда можно было уточнить, что и как делать.
После организации порядка в офисе, владелица агентства недвижимости решила навести порядок в документах и подготовиться к расширению агентства — найму значительного количества новых сотрудников.
Задачи:
- Создать структуру базы знаний компании перед расширением, чтобы новым сотрудникам все было понятно и они могли быстро адаптироваться.
- Настроить имеющуюся CRМ более удобно.
- Помочь с организацией работы компании и удаленных сотрудников.
- Наладить передачу опыта между сотрудниками.
Что я сделала:
- изучила процессы и структуру агентства, роли каждого из имеющихся сотрудников,
- изучила CRM, в которой работают сотрудники,
- создала структуру командной базы знаний с акцентом на легкий онбординг новых сотрудников,
- подготовила черновые материалы для нескольких разделов базы знаний,
- после согласования структуры перенесла ее в имеющуюся CRM, чтобы на первом этапе не нагружать сотрудников освоением какого-то нового сервиса (они не так давно работают с CRM),
- внесла в базу знаний подготовленные мной материалы, для других разделов сделала описания и черновые структуры, что должно в них содержаться,
- навела порядок в имевшихся в CRM документах.
Результаты:
- документы находятся в логичных и более удобных местах, так что их легко найти любому сотруднику,
- база знаний готова к дальнейшему наполнению,
- с владелицы агентства снята значительная нагрузка по адаптации и обучению нового персонала, так что она может уделять больше времени стратегическому развитию компании.